档案管理方法

档案管理方法

档案整理的方法‌以件为单位整理‌：按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理，适用于一般‌文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等。例如，文书档案的构成包括文件处理单、‌文件正本、‌发文稿纸、‌定稿等，排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后。‌‌以案卷为单位整理‌：按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷，适用于‌科技档案、‌人事档案、‌会计档案等。例如，科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。档案分类的方法‌电子档案分类‌：按照项目类别进行分类，例如，按照年份-项目类别-子项目类别-时间或编号顺序进行分类。例如，2023年的综治、信fang、人事、扶贫等项目。‌按照项目类别进行分类，例如，‌发文、‌收文、人事、年度考核等。‌‌纸质档案分类‌：发文：按照不同类别的发文字号归类存放，例如，某个单位的发文分为D字、市监字、公平竞争、食安委、联合发文等。收文：由于文件来自四面八方，不好归类，可以按照文件顺序来放纸质文件。档案存储的方法‌电子档案存储‌：按照项目类别进行分类，例如，按照年份-项目类别-子项目类别-时间或编号顺序存储。存储扫描件，方便快速查找和打印。‌纸质档案存储‌：发文：按照不同类别的发文字号归类存放，例如，2023发文市监字1-50号、2023发文市监字51-100号等。收文：按照文件顺序存放，每个单位都有电子版收文登记簿。档案利用的方法‌提供阅览‌：提供档案的阅览服务，满足用户对档案信息的查阅需求。‌‌复制和咨询‌：提供档案的复制和咨询服务，满足用户对档案信息的复制和咨询需求。‌出版和展览‌：通过出版和展览的方式，将档案信息转化为可读性更强的形式，供公众学习和参考。