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归档文件整理规则

归档文件整理规则

的有关信息介绍如下:

‌归档文件整理规则是指机关、团体、企业、事业单位的文书处理部门在文件输入完毕后,按有关规定,对其中有查考保存价值的文件,按照他们在形成过程中的自然规律和特点,进行分类、排列、编目,使之有序化,并向档案室或档案人员移交的过程。‌归档文件整理规则的主要内容包括:‌分类‌:将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化。‌排序‌:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。‌编号‌:建立档号规则,明确档号的结构为:全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构(问题)代码—件号。‌编目‌:归档文件目录的装订成册要求,删除原归档文件目录件号项,增加序号、档号、密级等项目。归档文件整理规则经历了多次修订,最新的版本是‌DA/T 22-2015,该标准于2016年6月1日实施。与之前的版本相比,DA/T 22-2015在结构和内容上均有较大变化,主要包括以下几点:‌适用范围扩展‌:将适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料。‌细化“件”的构成‌:将原规则中列出的6种情形扩大至11种情形。‌明确件内文件排序要求‌:增加了不同文字文本和有文件处理单或发文稿纸的排序要求。‌归属年度明确‌:对跨年度、时间无法考证等文件的归属年度作出明文规定。‌归档章项目修改‌:根据室编件号和馆编件号合二为一的要求,对归档章项目进行了修改。‌归档文件目录调整‌:对归档文件目录的项目设置、格式进行了适当调整,要求装订成册。

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